Você sabe como fazer a gestão de contratos da sua empresa? Compreender as cláusulas, prazos e obrigações estabelecidos em cada contrato é importantíssimo para proteger o seu negócio, manter o controle e evitar surpresas desagradáveis.
Uma gestão eficaz garante maior segurança jurídica e eficiência operacional, além de
permitir a identificação de oportunidades para renegociação e a prevenção de conflitos.
Com um controle sistemático, é possível ter uma visão clara dos compromissos assumidos, facilitando a tomada de decisões estratégicas e a diminuição de custos operacionais, o que contribui para a sustentabilidade e o sucesso do seu negócio.
Leia o nosso artigo e aprenda como fazer a gestão de contratos com mais segurança e organização.
O que é a gestão de contratos?
Gestão de contratos refere-se a um conjunto de práticas que abrange o acompanhamento detalhado de cada etapa contratual, a uniformização dos termos e a sistematização dos registros que atestam o cumprimento das obrigações.
Além disso, a gestão de contratos envolve ainda a consolidação de uma visão integrada de todos os acordos firmados pela organização, visando reduzir os riscos associados.
Por que fazer uma gestão de contratos é importante?
A gestão eficiente de contratos é fundamental para a competitividade das empresas, principalmente ao considerar a importância de concluir os acordos de forma ágil.
Contratos mal geridos podem resultar em multas por descumprimento de prazos, afetando o fluxo de trabalho e aumentando custos.
Além disso, acompanhar atentamente as cláusulas contratuais, como os aditivos e renovações, evita problemas com fornecedores e garante que a empresa aproveite alternativas vantajosas do mercado.
Ao organizar e acompanhar rigorosamente os prazos, você evita o pagamento de multas e outras penalidades decorrentes do descumprimento de obrigações, além de impedir que custos adicionais surjam durante processos de renovação ou recontratação.
Quais as etapas que envolvem a gestão de contrato?
Uma gestão de contrato adequada envolve um processo estruturado e integrado, abrangendo diferentes fases. Confira quais são elas:
Definição e planejamento
Estabelecer os objetivos do contrato, definir condições, cláusulas, prazos e riscos, prevenindo complicações futuras.
Elaboração
Cria a primeira versão do contrato, utilizando ferramentas automatizadas ou suporte jurídico, garantindo clareza e evitando ambiguidades.
Negociação
Revisa e ajusta os termos conforme as necessidades de ambas as partes, registrando cada alteração para assegurar a conformidade do acordo.
Validação
Formaliza o consenso entre as partes, aprovando o documento de forma ágil, preferencialmente por meio de processos digitais.
Assinatura
Conclui a formalização com assinaturas eletrônicas, garantindo segurança e praticidade na autenticação dos envolvidos.
Execução
Inicia o cumprimento dos termos acordados, monitorando constantemente o cumprimento das obrigações.
Revisões e aditivos
Faz a adaptação do contrato conforme novas demandas, realizando revisões e incluindo aditivos quando necessário para corrigir deficiências ou atualizar condições.
Armazenamento
Organiza e guarda todos os registros e documentos do contrato de forma segura e acessível durante sua vigência.
Encerramento
Revisa detalhadamente o contrato ao final do período, garantindo que todas as cláusulas foram cumpridas e resolvendo eventuais pendências.
Esse ciclo integrado não só minimiza riscos como também aprimora a eficiência operacional e a segurança jurídica de toda a gestão contratual.
Como fazer uma gestão de contratos eficiente?
Para garantir uma gestão de contratos eficiente, é fundamental adotar processos, recursos e práticas que aprimorem, organizem e protejam cada etapa do procedimento. Confira quais são eles:
Conheça o ciclo de vida do contrato
É importante entender detalhadamente todas as fases que um contrato percorre, desde a sua criação, passando pela negociação, elaboração, análise das cláusulas, execução, finalização e assinatura.
Essa compreensão permite identificar com clareza os pontos críticos e oportunidades de melhoria ao longo do processo.
Fique atento à elaboração do documento
Certifique-se de que os termos definidos sejam aceitos por todas as partes e que o contrato esteja alinhado com as capacidades financeiras e operacionais da sua empresa.
Evite usar modelos padronizados disponíveis online, optando por documentos personalizados que atendam às particularidades do seu negócio.
Realize revisões periódicas dos termos
Monitorar e atualizar regularmente os termos contratuais ajuda a manter a clareza sobre os direitos e obrigações estabelecidos.
Durante a vigência do contrato, imprevistos podem ocorrer e a falta de revisões pode resultar em prejuízos financeiros e desafios fiscais, tornando o acompanhamento contínuo uma prática indispensável.
Conclusão
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