A gestão de arquivos fiscais é essencial para garantir a conformidade com a legislação e preservar a organização dos documentos, facilitando o acesso a informações em eventuais auditorias e assegurando a rastreabilidade das operações financeiras. De acordo com a Receita Federal, a conformidade tributária é um pilar fundamental para a saúde financeira das empresas (Visão Integral do Segmento — Receita Federal).
Além disso, a adoção de sistemas de gestão eficientes e processos bem definidos contribui para otimizar o tempo e reduzir custos operacionais, tornando a organização mais competitiva e preparada para possíveis fiscalizações. Empresas que automatizam seus processos fiscais podem reduzir o tempo gasto com tarefas manuais, minimizando erros e retrabalho.
Leia o nosso artigo e entenda como a gestão automatizada pode otimizar seus processos e garantir o atendimento às normativas vigentes. Confira!
O que são arquivos fiscais?
Arquivos fiscais são declarações emitidas diante de qualquer operação realizada entre empresas, órgãos públicos ou pessoas físicas, como transações de venda de bens ou de prestação de serviços, que atestam que a tributação foi realizada de forma correta.
Se a sua empresa efetua qualquer tipo de operação tributável, mesmo que seja isenta de impostos, é obrigada a emitir a devida documentação fiscal.
Portanto, são documentos obrigatórios para as empresas, que devem realizar sua escrituração e armazená-los por um prazo de 5 anos. A não conformidade com essa exigência pode resultar em multas e outras penalidades (Fonte: Central de Informações).
Hoje em dia, boa parte dos documentos são emitidos eletronicamente – alguns deles, inclusive, devem contar com certificado digital para garantir a proteção dos dados.
Por que os arquivos fiscais são importantes nas empresas?
Esses documentos são essenciais para cumprir rigorosamente as normas tributárias e evitar problemas com as autoridades fiscais.
Por isso, a sua empresa deve tratar os arquivos fiscais como itens prioritários, já que deixar de emitir ou registrar corretamente esses arquivos, ainda que involuntariamente, pode resultar em sérios riscos legais.
Para você compreender a importância desses documentos, a Lei nº 4.729/65, a não observância destas obrigações pode resultar em detenção de seis meses a dois anos, além de multas que variam entre o dobro e até cinco vezes o valor do tributo devido.
Quais os principais tipos de arquivos fiscais?
As empresas lidam com os mais diversos tipos de arquivos fiscais, o que torna a gestão automatizada ainda mais fundamental para o processamento correto dos documentos. Confira a seguir quais são eles:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): documento digital que oficializa a comercialização de mercadorias, facilitando a fiscalização tributária e substituindo notas em papel. A automação garante a emissão correta e o envio automático para a Receita Federal.
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): voltada às atividades de prestação de serviços, registra a operação e contribui para o recolhimento correto do ISS. A gestão automatizada simplifica a emissão, o armazenamento e a conciliação bancária.
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): documento específico para vendas ao consumidor final, que dispensa equipamentos especiais para impressão e permite envio por e-mail. A automação agiliza a emissão e o envio, além de facilitar a integração com sistemas de fidelidade.
- Nota Fiscal de Entrada: documento emitido para comprovar o ingresso de produtos no estabelecimento, seja em função de compra, devolução ou importação. A automação garante o registro correto e a conciliação com o estoque.
- Nota Fiscal de Saída: formaliza a movimentação de mercadorias ou a prestação de serviços que saem do estabelecimento. A automação otimiza a emissão e o controle do fluxo de caixa.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): registra as transações de frete, independentemente do modal de transporte, mantendo a conformidade fiscal nesse setor. A automação facilita a emissão, o envio e o rastreamento das cargas.
- Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): consolida informações sobre cargas e documentos (como CT-e ou NF-e) em trânsito, facilitando a fiscalização. A automação simplifica a emissão e o controle das informações.
- Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT): ferramenta para assegurar a transparência no pagamento de fretes e disciplinar o transporte rodoviário de cargas. A automação garante o cumprimento das normas e evita multas.
- Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE): representação simplificada e impressa da NF-e, trazendo dados essenciais, como a chave de acesso para consulta. A automação facilita a impressão e o envio por e-mail.
- Duplicata: título que comprova a existência de uma dívida em vendas a prazo, detalhando valores e condições de pagamento. A automação agiliza a emissão e o controle do contas a receber.
- Cupom Fiscal: comprovante de compra que atesta a legalidade da transação feita diretamente ao consumidor final, registrando impostos e valores. A automação facilita a emissão e o controle do fluxo de caixa.
- Carta de Correção Eletrônica (CC-e): usada para corrigir erros pontuais em notas fiscais já emitidas, desde que não envolvam itens que alterem o valor tributável ou datas essenciais. A automação garante a correção rápida e eficiente dos erros.
Como a gestão automatizada otimiza o controle de arquivos fiscais?
Uma gestão automatizada dos arquivos fiscais centraliza e integra informações tributárias em um único sistema, reduzindo o risco de extravio, duplicidade ou inconsistências de dados.
Isso porque, a automação presente nessa tecnologia elimina grande parte das tarefas manuais, que são propensas a falhas de preenchimento e digitação, garantindo assim um maior nível de confiabilidade.
Além disso, o processamento das informações em tempo real agiliza o fluxo de trabalho, liberando a equipe para atividades mais estratégicas.
A conformidade também se torna mais eficiente, pois a plataforma segue as regulamentações mais recentes, emitindo e enviando arquivos corretamente para a Receita Federal e outros órgãos competentes.
Solução para Gestão de Arquivos Fiscais
A Econt Sistemas oferece soluções para a gestão de arquivos fiscais e contábeis, incluindo o Consisa/Consisanet, uma plataforma que oferece uma solução de gestão automatizada de documentos fiscais. Com a funcionalidade web, é possível acessar o sistema de qualquer lugar e horário, garantindo mobilidade e praticidade na gestão dos documentos.
A plataforma conta com recursos de proteção de dados e backups, reduzindo riscos de perda de informações e tornando o gerenciamento mais seguro.
O sistema oferece suporte técnico especializado, agilizando a resolução de dúvidas ou problemas.
Conclusão
A gestão automatizada de arquivos fiscais é crucial para a eficiência e conformidade. Avalie as soluções da Econt Sistemas, como o Consisa/Consisanet, para modernizar seus processos. Agende uma demonstração e descubra como essas soluções podem otimizar a gestão fiscal da sua empresa!
Leia mais:
