Você, empresário, contador ou produtor rural, já adotou o FGTS Digital nas rotinas do seu Departamento Pessoal? O novo sistema entrou em operação no dia 1º de março, mas ele ainda deixa muitos empregadores e profissionais confusos sobre como exatamente ele funciona e quais são os impactos práticos para as operações do dia a dia. 

Embora seja uma mudança significativa na forma como as obrigações trabalhistas são gerenciadas, compreender os detalhes e os benefícios do FGTS Digital é essencial para garantir a conformidade e a eficiência no cumprimento das responsabilidades empregatícias.

Pensando nisso, elaboramos um guia prático com os principais pontos para operar o FGTS Digital de maneira adequada!

FGTS Digital: modernização e gestão eficiente

Antes de entendermos as nuances e particularidades do novo sistema, é importante relembrarmos o que é o FGTS Digital na prática.

Essa nova plataforma é uma iniciativa do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) visando modernizar e aprimorar a administração e comunicação das informações associadas a esse fundo. 

Sua principal finalidade é substituir os processos físicos e manuais associados ao fundo por um sistema eletrônico mais eficiente, permitindo que os empregadores realizem diversas operações relacionadas ao FGTS de maneira digital, simplificando o envio e processamento de informações sobre contratações, rescisões, remunerações e outros eventos.

Essa transição traz benefícios tanto para os empregadores, que podem executar essas tarefas de forma mais ágil e precisa, quanto para os trabalhadores, que podem acessar suas informações de FGTS de maneira mais conveniente.

O sistema FGTS Digital integrará os dados provenientes do eSocial, Pix Caixa, Acesso Gov.br e outros sistemas relacionados. Porém, vale lembrar que a Caixa Econômica Federal permanece como a entidade responsável pela gestão dos fundos monetários associados.

Quais os principais pontos a serem observados no FGTS Digital?

Há alguns aspectos importantes para você, produtor rural, e sua equipe de DP ficarem atentos nestes primeiros meses de funcionamento.

Confira:

• No processamento da folha de pagamento referente a fevereiro de 2024, a SEFIP continuará sendo utilizada, enquanto os desligamentos até 29 de fevereiro de 2024 manterão o recolhimento pela GRRF, mesmo que a multa tenha vencimento em março.

• A partir deste mês de março de 2024, a folha de pagamento será processada diretamente pelo FGTS Digital.

• A partir de agora, os desligamentos serão realizados exclusivamente por meio do FGTS Digital. Para isso, é preciso enviar o evento S-2299 de rescisão para gerar a multa dentro do portal.

• A data de vencimento da Guia de FGTS mensal passará a ser dia 20, com o pagamento sendo feito somente via PIX.

• O recolhimento do FGTS em casos de Reclamatória Trabalhista continuará sendo feito pela SEFIP, com previsão até julho de 2024.

• Para verificar as bases (mês a mês) utilizadas no cálculo da multa rescisória no FGTS Digital, os mesmos dados que eram empregados para a SEFIP podem ser utilizados.

Principais dúvidas relacionadas ao funcionamento do FGTS Digital

Temos recebido muitas dúvidas sobre o funcionamento do FGTS Digital. Por isso, apresentamos algumas das principais dúvidas e respostas para ajudar as empresas a lidarem com o novo sistema:

O FGTS Digital mostrará os débitos relacionados a competências anteriores à sua implementação?

Não, o FGTS Digital apenas apresentará os débitos e recolhimentos associados aos eventos ocorridos após sua implementação, quando estiver em pleno funcionamento.

O que o empregado deve fazer se perceber que seu FGTS não está sendo depositado?

O empregado é aconselhado a verificar se existem outras contas vinculadas do FGTS associadas ao seu contrato junto à CAIXA, utilizando o aplicativo ou visitando uma agência.

No caso de ausência de recolhimento do FGTS por parte da empresa, o empregado deve formalizar uma denúncia por meio do canal do governo. Clique aqui! Para utilizar este sistema, é necessário fazer login único no portal gov.br.

Com a implementação do FGTS Digital, há necessidade de realizar a GFIP “Sem movimento”?

Com a entrada em vigor do FGTS Digital, a necessidade de apresentar a GFIP “Sem movimento” para justificar a falta de remunerações a partir de março de 2024 será eliminada. 

Isso se deve ao fato de que a verificação de conformidade na prestação de informações será realizada diretamente com base nas declarações fornecidas pelo empregador através do eSocial.

A referida declaração ainda é utilizada pela CAIXA ao emitir uma Certidão de Regularidade do FGTS (CRF), para justificar a ausência de remunerações até fevereiro de 2024.

Adicionalmente, a GFIP “Sem movimento” era anteriormente empregada pela Receita Federal para o cumprimento de obrigações tributárias acessórias. No entanto, essa obrigação já foi substituída pelo eSocial, e as instruções sobre a forma e a frequência de prestação dessa declaração podem ser encontradas no item 12 do Manual de Orientações do eSocial (MOS), disponível para consulta no portal do eSocial.

O FGTS Digital continuará a empregar o número PIS dos empregados?

No FGTS Digital, a identificação dos empregados será feita de forma exclusiva através do CPF. A geração e utilização do PIS dos trabalhadores não será mais necessária. A CAIXA irá unificar as contas vinculadas existentes dos trabalhadores com seus respectivos CPFs.

O FGTS digital terá conexão com as contas dos trabalhadores atualmente gerenciadas pela CAIXA?

A CAIXA, como agente operador do FGTS, manterá a gestão de todas as informações relacionadas às contas vinculadas dos trabalhadores, incluindo consulta de saldo, extrato, saques, entre outros. 

As informações contratuais registradas no eSocial serão transmitidas à CAIXA através do FGTS Digital, que será encarregado de gerar guias e realizar o recolhimento individualizado do FGTS.

Para te ajudar nas rotinas diárias, confira o Manual de orientação do FGTS Digital.

Clientes que usam o Consisa SGRH

Você cliente, que usa o Consisa SGRH, pode usar uma planilha de rubricas para facilitar a conferência de incidências. Ela fornece direcionamento claro sobre as incidências necessárias, evitando discrepâncias nos cálculos. 

Embora o cálculo real seja realizado pelo FGTS Digital, é crucial configurar corretamente as rubricas no sistema de folha.

A planilha serve como referência para conferência, identificando possíveis disparidades entre os valores calculados internamente e os do FGTS Digital. Isso ajuda a evitar erros comuns, como base de cálculo ou cadastro incorretos, garantindo maior precisão nas operações.

Outros pontos a serem observados no SGRH:

• No caso de não ter sido fechado o mês anterior e já existirem rescisões, o sistema SGRH transmitirá, de forma automática, o S-1200 do movimento anterior antes do envio do S-2299 do desligamento, exibindo dentro do portal do FGTS Digital o valor da remuneração do mês anterior.

• O procedimento de fechamento mensal e envio de rescisões permanecerá inalterado no sistema, não sendo necessárias atualizações específicas para a transição para o FGTS Digital.
  
• Se encontrar algum mês com valor divergente, é possível que alguma verba tenha sido enviada ao eSocial com incidência contrária ao que foi calculado no SGRH. 

Portanto, recomenda-se ajustar de forma manual a base mensal ou informar a base total do FGTS para a multa rescisória dentro do portal do FGTS Digital, em vez de reabrir os meses retroativos para ajustar a base do FGTS.

Conclusão

Concluindo, é imprescindível destacar que a implementação do FGTS Digital representa um marco significativo na modernização dos processos trabalhistas no Brasil. Essa inovação exige das empresas, contadores e produtores rurais uma adaptação ágil e eficaz às novas normativas para garantir a conformidade com as obrigações trabalhistas. 

Nesse cenário, o sistema de folha de pagamento Consisa SGRH emerge como uma solução estratégica essencial, estando capacitado para atender às demandas impostas pelo FGTS Digital, oferecendo uma plataforma robusta, intuitiva e integrada. Essa solução assegura não apenas a eficiência na gestão de folhas de pagamento, mas também a precisão nos cálculos, otimizando o tempo e reduzindo significativamente as possibilidades de erro.

Além disso, a flexibilidade do Consisa SGRH em se adaptar às particularidades de diferentes segmentos, como o setor rural, reforça sua posição como um aliado vital para contadores e produtores rurais. Ao automatizar as rotinas administrativas, o sistema não só facilita a gestão do DP, como também proporciona um controle mais assertivo sobre as obrigações fiscais, contribuindo diretamente para a sustentabilidade financeira e a conformidade legal das operações.

Em resumo, diante dos desafios impostos pelo FGTS Digital, contar com o Consisa SGRH significa escolher uma via de excelência para navegar pelas complexidades das obrigações trabalhistas com confiança e segurança. Portanto, para empresas, contadores e produtores rurais que buscam não apenas atender, mas superar as expectativas de compliance e eficiência, o Consisa SGRH representa a escolha ideal.