Processos manuais, pilhas de papel e assinaturas físicas consomem tempo e recursos preciosos do seu Departamento Pessoal.  Imagine um RH estratégico, focado em pessoas e livre da burocracia. 

A gestão digital de documentos, assinaturas e ponto eletrônico é a chave para essa transformação.  Otimize processos, reduza custos, garanta a conformidade legal e impulsione a eficiência do seu DP com a tecnologia.

Quer entender como funciona a digitalização da gestão de documentos e assinaturas? Leia o nosso artigo!

O que é digitalização da gestão de documentos e assinaturas?

A digitalização da gestão de documentos e assinaturas é o processo de transformar a administração tradicional de documentos físicos em um sistema totalmente eletrônico. 

Esse processo envolve o uso de ferramentas e tecnologias para criar, armazenar, gerenciar e assinar documentos de forma digital, eliminando a necessidade de papéis e processos manuais.

Como funciona a digitalização da gestão de documentos e assinaturas?

A digitalização da gestão de documentos e assinaturas funciona ao substituir processos tradicionais realizados em papel em sistemas eletrônicos eficientes e integrados. 

Para isso, esse processo utiliza tecnologias como armazenamento em nuvem, softwares de gestão documental e assinaturas eletrônicas para simplificar a criação, o gerenciamento e a autenticação de documentos. 

Para você entender, os documentos físicos são digitalizados, e novos são criados eletronicamente, sendo armazenados em plataformas centralizadas para acesso rápido e seguro.

Quais as vantagens da digitalização de documentos e assinaturas?

Não é à toa que muitas empresas já utilizam sistemas de digitalização de documentos e assinaturas. Essa solução pode trazer muitas vantagens para as empresas. Confira quais são:

• Agilidade: processos que antes levavam dias são concluídos em minutos;
• Redução de custos: diminuição de despesas com impressão, envio físico e armazenamento de documentos;
• Segurança jurídica: assinaturas eletrônicas têm validade legal, garantindo conformidade com as regulamentações;
• Sustentabilidade: redução do uso de papel e impacto ambiental;

Exemplos práticos de digitalização de documentos e assinaturas

Hoje, as empresas podem usar a  digitalização de documentos e assinaturas para as mais diversas finalidades. Confira alguns exemplos:

Envio e assinatura de contratos de admissão

Antes, o envio de contratos demandava impressão, envio físico e assinatura manual, o que poderia levar dias. Com a automação, o contrato é gerado automaticamente no sistema, enviado por e-mail para o colaborador e assinado eletronicamente em minutos.

Aprovações de solicitações de férias

A solicitação de férias é feita pelo colaborador por meio de um sistema integrado. O gestor recebe a notificação, aprova com um clique e o sistema registra automaticamente a alteração no banco de dados.

Gestão de rescisões contratuais

Durante um processo de rescisão, documentos como o termo de quitação e aviso-prévio são gerados automaticamente, enviados para assinatura eletrônica e arquivados no sistema, eliminando etapas manuais e garantindo conformidade legal.

Funcionalidades de um sistema de digitalização de documentos e assinaturas:

Da contratação à rescisão, o Departamento Pessoal lida com uma grande quantidade de documentos e assinaturas.  Gerenciar tudo isso de forma eficiente e segura é crucial para o sucesso da empresa.  Um sistema completo de digitalização de documentos e assinaturas oferece as seguintes funcionalidades para otimizar o fluxo de trabalho do seu DP:

• Assinatura eletrônica de cartão ponto: permite que os colaboradores assinem digitalmente seus cartões de ponto, eliminando a necessidade de assinaturas físicas e reduzindo custos com impressão de papéis. Essa funcionalidade assegura a autenticidade e integridade dos documentos, com validade jurídica conforme a Medida Provisória nº 2.200-2.

• Gestão de arquivos: facilita o armazenamento e a organização de documentos importantes, como documentos pessoais, contratos, holerites, recibos e atestados, diretamente no cadastro dos colaboradores. Isso proporciona maior acessibilidade, segurança e redução de custos operacionais, além de permitir que os funcionários acessem seus documentos a qualquer momento pela internet ou aplicativo.

• Importação holerites: possibilitar a importação e distribuição dos contracheques de forma rápida e eficiente. Os colaboradores podem acessar e baixar seus holerites online, tanto via web quanto pelo aplicativo, promovendo transparência e agilidade no acesso às informações salariais. Além de poder assiná-los digitalmente.

• Solicitação de férias: os colaboradores podem solicitar férias, consultar saldo e extrato de férias, visualizar e editar o calendário de férias, travar ou destravar períodos, lançar férias individualmente, em grupo ou para todos, além de aprovar férias e vendas de férias solicitadas. Gestores e responsáveis pelo RH têm a autonomia para aprovar ou rejeitar essas solicitações.

• Admissão Digital: Nesse caso, o processo de contratação de funcionários será realizado de forma totalmente online, utilizando ferramentas digitais para substituir as etapas tradicionais em papel. Isso permite que todas as etapas da admissão, como o preenchimento de formulários, assinatura de contratos, envio de documentos, sejam realizadas por meio de plataformas digitais.

Conclusão

A transformação digital do seu RH/DP começa com a gestão eletrônica de documentos, assinaturas e ponto eletrônico.  

Com um sistema robusto de gestão digital, você garante agilidade, segurança, compliance e eficiência, liberando sua equipe para focar em atividades estratégicas.

Diga adeus à papelada e abrace a era digital no seu Departamento Pessoal.

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